Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: bản dễ nhớ

Cập nhật 2026-07-27 · Chuyên mục Thể thức & kỹ thuật trình bày · Bài do Trợ lý soạn văn bản biên soạn

Thể thức là phần dễ sửa nhất nhưng cũng bị nhắc nhiều nhất khi văn bản đi kiểm tra. Bảng tra dưới đây tóm các yêu cầu kỹ thuật theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, để anh/chị đối chiếu nhanh trước khi trình ký.

Yêu cầu chung về trang giấy

Hạng mục	Quy định
Khổ giấy	A4 (210 mm x 297 mm)
Lề trên và lề dưới	Cách mép trên, mép dưới 20 - 25 mm
Lề trái	Cách mép trái 30 - 35 mm
Lề phải	Cách mép phải 15 - 20 mm
Phông chữ	Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001
Kiểu trình bày	Theo chiều dài của khổ A4; trường hợp có bảng biểu lớn có thể trình bày theo chiều rộng

Cỡ chữ và kiểu chữ từng thành phần

Nguyên tắc dễ nhớ: các dòng ở khối đầu trang nhỏ hơn phần nội dung. Tên cơ quan ban hành trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ khoảng 12 đến 13, kiểu đứng, đậm, đặt canh giữa khối bên trái. Quốc hiệu trình bày ở khối bên phải, tiêu ngữ đặt dưới quốc hiệu và có một đường kẻ ngang ngắn bên dưới. Phần nội dung dùng cỡ chữ lớn hơn để dễ đọc, thường 13 hoặc 14.

Địa danh trên văn bản

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở Trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan đóng trụ sở. Với cơ quan địa phương, địa danh ghi theo đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Từ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, anh/chị lưu ý cập nhật lại địa danh cho khớp tên đơn vị hành chính mới, đây là lỗi phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp.

Ba lỗi trình bày hay gặp nhất

• Lề trái quá hẹp. Văn bản hành chính cần lề trái rộng để đóng tập lưu trữ; đặt lề trái bằng lề phải là sai.
• Dùng phông không phải Times New Roman hoặc phông Times New Roman nhưng bộ mã cũ (VNI, TCVN3), dẫn tới lỗi hiển thị khi cơ quan khác mở file.
• Trộn nhiều cỡ chữ trong cùng phần nội dung do sao chép từ nhiều nguồn. Nên bôi đen toàn bộ và đặt lại một cỡ chữ thống nhất sau khi dán.

Cỡ chữ 13 hay 14 mới đúng?

Nghị định cho phép một khoảng cỡ chữ chứ không chốt cứng một con số cho mọi thành phần, nên cả 13 và 14 đều được dùng cho phần nội dung, miễn là thống nhất trong toàn văn bản và theo mẫu mà cơ quan anh/chị đang áp dụng. Điều quan trọng hơn là giữ đúng tương quan: khối đầu trang nhỏ hơn, phần nội dung lớn hơn.

Có bắt buộc đánh số trang không?

Văn bản nhiều trang cần được đánh số trang để tránh thất lạc và thuận tiện khi lưu trữ. Số trang thường đặt ở giữa lề trên hoặc góc phải lề trên, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung. Với văn bản chỉ có một trang thì không cần đánh số.