Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính: những trường hợp hay sai nhất

Cập nhật 2026-07-27 · Chuyên mục Thể thức & kỹ thuật trình bày · Bài do Trợ lý soạn văn bản biên soạn

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ có phụ lục riêng về quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính. Đây là phần nhỏ nhưng bị nhắc rất nhiều khi kiểm tra văn bản, vì lỗi thường nằm rải rác khắp bài.

Nhóm quy tắc dễ nhớ

• Viết hoa vì phép đặt câu: chữ đầu câu, chữ đầu đoạn, chữ đầu mỗi ý khi xuống dòng có đánh số hoặc gạch đầu dòng.
• Tên người: viết hoa chữ đầu tất cả các âm tiết, không viết hoa toàn bộ tên trong phần nội dung (trừ khối chữ ký nếu mẫu của cơ quan quy định).
• Tên cơ quan, tổ chức: viết hoa chữ đầu của các từ, cụm từ thể hiện tên loại hình và chức năng, ví dụ Ủy ban nhân dân, Sở Giáo dục và Đào tạo, Trường Tiểu học.
• Tên địa lý: viết hoa chữ đầu các âm tiết tạo thành tên riêng; danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đi kèm thì viết thường, ví dụ tỉnh Điện Biên, xã ...
• Tên các loại văn bản: viết hoa chữ đầu tên loại văn bản và chữ đầu âm tiết thứ nhất của trích yếu khi viện dẫn đầy đủ số ký hiệu, ví dụ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Những trường hợp hay sai

Cách viết hay gặp	Nên viết
Ủy Ban Nhân Dân	Ủy ban nhân dân
Sở giáo dục và đào tạo	Sở Giáo dục và Đào tạo
Tỉnh Điện Biên (trong câu)	tỉnh Điện Biên
nghị định 30/2020/NĐ-CP	Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Hiệu Trưởng	Hiệu trưởng

Mẹo rà nhanh

Trước khi trình ký, dùng chức năng tìm kiếm trong Word với vài cụm hay sai của cơ quan mình, chẳng hạn "Ủy Ban", "Nhân Dân", "Giáo Dục". Cách này bắt được phần lớn lỗi viết hoa trong vài chục giây, nhanh hơn đọc lại toàn văn.

Chức danh có viết hoa không?

Trong phần nội dung, chức danh thông thường viết hoa chữ đầu, ví dụ Hiệu trưởng, Giám đốc, Chủ tịch. Trường hợp chức danh đứng trong khối chữ ký hoặc trong tên gọi đầy đủ gắn với cơ quan thì trình bày theo mẫu của loại văn bản đó. Điều cần nhất là thống nhất trong toàn văn bản, tránh cùng một chức danh mà chỗ viết hoa chỗ viết thường.

Viết hoa trong một số trường hợp riêng

• Ngày lễ, sự kiện lịch sử: viết hoa chữ đầu của âm tiết tạo thành tên gọi, ví dụ ngày Quốc khánh, ngày Nhà giáo Việt Nam.
• Tên năm học, học kỳ: viết thường danh từ chung, ví dụ năm học 2026-2027, học kỳ I.
• Tên chương trình, đề án, phong trào: viết hoa chữ đầu của âm tiết đầu tiên và các từ riêng trong tên gọi; nếu tên dài nên đặt trong dấu ngoặc kép khi viện dẫn.
• Danh từ chung đứng trước tên riêng: viết thường — trường Tiểu học ..., xã ..., tỉnh ... Đây là lỗi hay gặp nhất khi đánh máy theo cảm giác.

Vì sao nên chuẩn hoá một lần cho toàn cơ quan

Lỗi viết hoa hầu hết đến từ việc mỗi người soạn theo một thói quen, rồi văn bản được ghép từ nhiều nguồn. Cách xử lý gọn nhất là cơ quan ban hành một bảng quy ước ngắn: cách viết tên cơ quan mình, tên các đơn vị trực thuộc, tên các chức danh thường dùng, và bảng chữ viết tắt dùng cho ký hiệu văn bản. Bảng này dán ngay trong mẫu văn bản dùng chung sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian rà soát về sau.

Viết tắt trong văn bản hành chính có được phép không?

Được, nhưng phải viết đầy đủ ở lần xuất hiện đầu tiên rồi mở ngoặc ghi chữ viết tắt, các lần sau mới dùng chữ viết tắt. Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có quy định riêng về viết tắt. Riêng ký hiệu văn bản thì dùng bảng chữ viết tắt do cơ quan quy định, nên thống nhất một lần cho toàn cơ quan để hồ sơ lưu dễ tra cứu.

Văn bản của Đảng có áp dụng quy tắc viết hoa này không?

Văn bản của Đảng có hệ thống thể thức riêng, không áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Vì vậy khi soạn văn bản của cấp uỷ, anh/chị cần theo hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng thay vì áp dụng thói quen từ văn bản chính quyền — từ quốc hiệu, số ký hiệu cho tới cách thể hiện người ký đều khác.