Cách viết tờ trình xin chủ trương, xin kinh phí cho đúng và dễ được duyệt

Cập nhật 2026-07-27 · Chuyên mục Cách viết từng loại văn bản · Bài do Trợ lý soạn văn bản biên soạn

Tờ trình là văn bản đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định một việc cụ thể. Khác với công văn, tờ trình có dòng tên loại "TỜ TRÌNH" in giữa trang và không dùng "Kính gửi" ở dạng lời chào mà nêu trực tiếp cơ quan nhận.

Bố cục ba phần của một tờ trình

Một là sự cần thiết. Trả lời câu hỏi vì sao phải làm việc này, hiện đang vướng gì. Đây là phần thuyết phục nhất nhưng thường bị viết quá ngắn. Nên có ít nhất một con số cụ thể: số học sinh bị ảnh hưởng, số phòng học đã hết niên hạn, số kinh phí còn thiếu.

Hai là căn cứ. Liệt kê các văn bản làm cơ sở, ghi đủ tên loại, số ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu. Mỗi căn cứ một dòng, kết thúc bằng dấu chấm phẩy.

Ba là nội dung đề nghị. Nêu chính xác đề nghị cấp trên quyết định điều gì. Nếu là kinh phí thì phải có số tiền, nguồn kinh phí dự kiến và thời gian cần. Nếu là chủ trương thì nêu rõ phương án đề xuất, tốt nhất kèm phương án so sánh để cấp trên dễ chọn.

Ví dụ khung tờ trình xin kinh phí sửa chữa

I. Sự cần thiết. Trường hiện có 12 phòng học, trong đó 4 phòng xây dựng từ năm ..., mái đã xuống cấp, thấm nước vào mùa mưa, ảnh hưởng trực tiếp đến việc học của ... học sinh.

II. Căn cứ. Các văn bản về phân cấp quản lý, dự toán ngân sách năm ..., kế hoạch nhiệm vụ năm học ...

III. Nội dung đề nghị. Đề nghị bố trí ... đồng từ nguồn ... để sửa chữa ... trong thời gian từ tháng ... đến tháng ..., hoàn thành trước khai giảng năm học ...

Bảng kiểm trước khi trình ký

• Có dòng tên loại "TỜ TRÌNH" in giữa trang, dưới là trích yếu dạng cụm danh từ.
• Phần sự cần thiết có ít nhất một số liệu cụ thể.
• Mọi căn cứ đều đủ số ký hiệu và ngày ban hành, không viết "căn cứ các quy định hiện hành".
• Đề nghị nêu rõ con số, nguồn lực và thời hạn.
• Chức danh người ký đúng thẩm quyền; nơi nhận có dòng lưu văn thư.

Tờ trình và công văn đề nghị khác nhau thế nào?

Cả hai đều nhằm đề nghị, nhưng tờ trình dùng khi cần cấp có thẩm quyền ra quyết định về một việc tương đối lớn như phê duyệt đề án, bố trí kinh phí, quyết định nhân sự, và thường kèm theo hồ sơ hoặc dự thảo văn bản. Công văn đề nghị dùng cho những việc trao đổi, phối hợp, cung cấp thông tin ở mức nhẹ hơn. Về hình thức, tờ trình có tên loại in giữa trang còn công văn thì không.

Có cần gửi kèm dự thảo quyết định theo tờ trình không?

Nếu tờ trình đề nghị ban hành một văn bản, việc kèm dự thảo văn bản đó giúp cấp trên xử lý nhanh hơn nhiều và thường được yêu cầu trong thực tế. Khi kèm, hãy ghi rõ trong phần cuối tờ trình danh mục hồ sơ gửi theo, đánh số từng tài liệu để bộ phận nhận không bị thiếu.